Tietosuojaseloste

Tietohuoneen toiminta perustuu luottamuksellisuuteen sekä vastuullisuuteen. Olemme sitoutuneet kunnioittamaan yksityisyyttäsi. Vaikka palvelemme lähes yksinomaan yritys- ja organisaatioasiakkaita, edellyttää toimintamme harjoittaminen henkilötietojen keräämistä, tallentamista ja käsittelyä. Yritysten puolesta asioita hoitavat kuitenkin ihmiset.

Tietohuone käsittelee liikekumppaneihin, potentiaalisiin asiakkaisiin, työnhakijoihin ja verkkosivustovierailijoihin liittyviä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

1. Yleistä

Rekisterinpitäjänä toimii Tietohuone Oy, johon viitataan myös ilmaisulla ”Tietohuone”. 

Ensimmäisen persoonan ilmaisut, kuten ”minä” tai ”me”, tarkoittavat Tietohuonetta. Täten esimerkiksi ”yrityksemme” tarkoittaa Tietohuone Oy:tä ja ”työntekijämme” Tietohuoneen työntekijöitä. 

Termi ”rekisteröity” ja toisen persoonan ilmaisut, kuten ”sinä”, tarkoittavat rekisteröityä luonnollista henkilöä. Täten esimerkiksi ”nimesi” tarkoittaa rekisteröidyn luonnollisen henkilön nimeä.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Tietohuone Oy (Y-tunnus: 3217480-6)
Yhteystiedot: Majavankaarre 18, 37100 Nokia

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Tietohuone Oy/Timo Jaakkola
Majavankaarre 18, 37100 Nokia
Sähköposti: [email protected]
Puhelin: +358 (0)40 571 7930

3. Rekisterit

Tietohuoneen liikekumppani- ja markkinointirekisteri, työnhakijarekisteri sekä verkkopalveluiden (mukaan lukien verkkosivustojen) käyttäjärekisteri.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Tietohuoneen sekä sen asiakkaiden, toimittajien ja muiden liikekumppaneiden välisen suhteen hoitamiseksi ja liikesuhteeseen liittyvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi
  • palvelujen ja tuotteiden tarjoamiseksi ja toimittamiseksi
  • asiakashankintaan ja markkinointiin
  • yhteydenpidon mahdollistamiseen Tietohuoneen ja edustamasi tahon välillä
  • tuote- ja palvelutarjonnan, sisäisten prosessien ja liiketoiminnan kehittämiseen
  • palautteen keräämiseen
  • Tietohuoneen verkkosivustojen ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä verkkosivustojen tietoturvan varmistamiseen
  • tapahtumien ja koulutusten järjestämiseksi ja kehittämiseksi
  • analysointiin ja tilastointiin
  • lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttämiseksi
  • rekrytointiin

Käsittelemme henkilötietoja lainmukaisin perustein. Käsittelymme perustuu tilannekohtaisesti jo(i)llekin seuraavista oikeusperusteista:

  • rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
  • rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde ja sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu yrityksen liiketoiminnassa ja palveluiden kehittämisessä

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävät henkilötietoryhmät riippuvat siitä, minkä tyyppisestä rekisteröidystä on kyse. Henkilötietojen eri ryhmät ovat seuraavat:

  • yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja postiosoite
  • työtehtävä ja/tai muu työhön liittyvä tieto sekä edustetun yrityksen/organisaation nimi, osoite ja Y-tunnus
  • audiovisuaalinen materiaali henkilöstä
  • liikekumppanisuhteen hoitamiseen tarvittavat tiedot; palveluita ja niiden tilausta ja toteuttamista koskevat tiedot, palautteet, yhteydenotot, tarjoustiedot, laskutustiedot, maksutiedot, perintätiedot
  • vastaanotettujen yhteydenottojen sisältämät henkilötiedot
  • toimeksiannot ja niiden yhteydessä toimeksiantajan antamat henkilötiedot
  • Tietohuoneen järjestämiin tapahtumiin, koulutuksiin ja liiketapaamisiin osallistumiseen liittyvät henkilötiedot
  • verkkosivustojen käyttöön liittyviä tietoja, kuten evästeiden keräämää tietoa; evästesuostumukset; IP-osoite; tuloaika sivustolle; verkkosivusto, jonka kautta sivustolle on tultu; käytetyt linkit ja sivut; katseltu sisältö ja muut toimintaa koskevat tiedot, jotka Tietohuone saa selaimen tai analytiikan kautta
  • työnhakijoista todistustiedot, työkokemukset, osaamiset ja muut työhön liittyvät tiedot, kuten nykyiset ja aikaisemmat työtehtävät, todistukset, opinto-otteet, suosittelijat ja heidän arviointinsa, soveltuvuusarvioinnit, palkkatoivomukset ja -odotukset sekä muut tiedot. Mikäli olet ilmoittanut meille linkin julkiseen profiiliisi, käsittelemme myös tämän profiilin tietoja.
  • mahdolliset muut henkilön itse antamat tiedot

6. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää joko sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai kirjallisesti osoitteella Tietohuone Oy/Timo Jaakkola, Majavankaarre 18, 37100 Nokia.

Voimme joutua pyytämään sinulta lisätietoja, jotta sinut voidaan tunnistaa ja henkilöllisyytesi voidaan varmistaa.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkastaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus saada virheelliset tai puutteelliset tiedot oikaistuiksi.

Vastustamisoikeus

Silloin kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme, mutta sinulla on henkilökohtainen erityinen peruste vastustaa tietojen käsittelyä, arvioimme pyyntösi suhteessa oikeutettuun etuumme. Vaatimuksen yhteydessä sinun tulee yksilöidä erityinen peruste, jonka vuoksi käsittelyä vastustetaan. 

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Sinulla on joissakin tilanteissa lainmukainen oikeus saada tietosi poistetuksi. Sinulla on oikeus tietojen poistamiseen muun muassa silloin, kun tietoja ei enää tarvita tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. 

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää esimerkiksi kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteessa, jossa kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme suuren osan sinua koskevasta tiedostamme suoraan sinulta itseltäsi, kun olet vuorovaikutuksessa Tietohuoneen kanssa millä tahansa viestintävälineellä tai henkilökohtaisesti.

Keräämme myös tietoja, jotka on saatu toiminnastasi verkkosivustoillamme analytiikkaa, evästeitä tai muita vastaavia teknologioita käyttäen.

Saatamme kerätä tietoja myös erilaisista kolmansien osapuolien ylläpitämistä julkisista tai yksityisistä rekistereistä ja tietolähteistä, kuten verkkosivustoilta, erilaisista hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Lisäksi voimme kerätä tietoa sinusta työnhakijana ilmoittamaltasi suosittelijalta ja julkisesta profiilistasi, mikäli olet ilmoittanut meille linkin siihen.

8. Tietojen säännönmukainen luovuttaminen ja siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Pääasiallisesti Tietohuone käsittelee henkilötietoja oman organisaationsa sisällä ja omiin tarkoituksiinsa.

Tietohuone käyttää henkilötietojen käsittelyyn myös kolmansia osapuolia, jotka käsittelevät henkilötietoja Tietohuoneen puolesta tässä tietosuojakäytännössä mainittuihin tarkoituksiin. Tietohuone takaa, että ulkoistaminen tapahtuu sovellettavan lain sääntöjen mukaisesti. Kolmannet osapuolet saavat käyttää henkilötietoja ainoastaan sovittujen palvelujen tarjoamiseen ja sovittujen ehtojen mukaisesti.

Emme vuokraa tai myy tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Luovutamme säännöllisesti henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa kategorioissa:

  • verkkosivustojen teknisten toimintojen ylläpitäminen ja suojaus
  • verkkopalvelujen analytiikka
  • taloushallinto ja laskutus
  • sähköpostimarkkinointi ja muu digitaalinen markkinointi
  • viestintä, kuten sähköposti
  • tietojen ja tiedostojen tallennus.

Voimme luovuttaa henkilötietoja myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

Tietohuone ei itse luovuta tietoja Euroopan Unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kolmannet osapuolet saattavat siirtää tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mutta tietojen käsittely tapahtuu silloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

9. Tietoja keräävät kolmannet osapuolet

Tietohuoneen verkkosivustoilla vierailevien käyttäjien tietoja voivat kerätä seuraavat kolmannet osapuolet sekä niiden tytäryhtiöt ja alihankkijat:

  • Microsoft Corporation
    • Tietohuone käyttää Microsoftin verkkoanalytiikkapalveluita.
    • Microsoftin tietojenkäsittelystä sekä mahdollisuuksistasi kieltäytyä siitä voit lukea lisää Microsoftin tietosuojaselosteesta osoitteessa https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement. Microsoft saattaa kerätä tai saada tietoja verkkosivustoiltamme omiin markkinointitarkoituksiinsa.
  • Cloudflare, Inc.
    • Tietohuone käyttää Cloudflaren tarjoamia palveluita verkkosivustojen teknisten toimintojen ylläpitämiseen ja suojaukseen sekä kävijätilastointiin.
    • Cloudflaren tietojenkäsittelystä voit lukea lisää Cloudflaren tietosuojaselosteesta osoitteessa https://www.cloudflare.com/privacypolicy.

10. Henkilötietojen suojausta koskevat periaatteet

Käsittelemme henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä häviämiseltä, tuhoutumiselta ja vahingoittumiselta.

Henkilötietoja säilytetään pääasiallisesti sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu asianmukaisesti. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina ja noudatamme käsittelyssä huolellisuutta. Tallennamme ja varmuuskopioimme tiedot siten, että palvelut ovat tarvittaessa helposti ja nopeasti palautettavissa käyttöön ongelmatilanteissa.

Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, jotka tarvitsevat kyseisen käyttöoikeuden.

Fyysisessä muodossa olevat rekisteröityjen tiedot on suojattu käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvakeinoja.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tietohuone käsittelee henkilötietoja niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi. Tietojen säilytysaika riippuu siitä, mitä käyttötarkoitusta varten tietoja on kerätty. Osaan tiedoista kohdistuu lakisääteisiä vaatimuksia, jolloin tietojen säilytysajat määräytyvät suoraan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön perusteella. Tämän ajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Liikekumppanuuksien ylläpitoon liittyviä perustietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista ottaen huomioon Tietohuoneen liiketoimintatarpeet ja viestinnälliset tarpeet, pääasiallisesti kolmen (3) vuoden ajan osapuolten välisestä viimeisestä aktiivisesta liiketoimintaan tai yhteistyöhön liittyvästä tapahtumasta lukien, mikäli pidemmälle säilyttämisajalle ei ole asianmukaista oikeusperustetta.

Tarvittavat henkilötiedot markkinoinnin kannalta säilytetään niin kauan kuin katsomme sinun mahdollisesti olevan kiinnostunut tuotteistamme ja palveluistamme. Tämä voi esimerkiksi riippua asemastasi yrityksessä tai työpaikastasi. Tapahtumia varten säilytetyt henkilötiedot poistetaan tavallisesti tapahtuman jälkeen. Voimme kuitenkin säilyttää tietoja pidempäänkin esimerkiksi mielipiteesi selvittämiseksi tapahtumasta ja tietääksemme kiinnostavatko sinua vastaavat tilaisuudet tulevaisuudessa.

Rekrytointitietojen säilytysaika riippuu hakuprosessin luonteesta eli siitä, onko kyseessä tietystä aikataulusta riippuva hakuprosessi vai avoin hakemus. Päättyneen hakuprosessin jälkeen säilytämme henkilötiedot vielä vuoden ajan.

Evästeet säilytetään evästekäytäntömme mukaisesti.

Tietohuoneella voi olla velvollisuus käsitellä joitakin rekisteriin kuuluvia henkilötietoja yllä todettua pidempään lainsäädännön tai viranomaisvaatimusten noudattamiseksi.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon emmekä profilointiin.

13. Evästeet

Verkkosivustoillamme käytetään evästeitä ja muita vastaavia menetelmiä (jäljempänä ”evästeet”). Pelkästään evästeiden avulla käyttäjän henkilöllisyyttä ei voida tunnistaa, mutta niihin voidaan varastoida henkilötietoja. Käytämme välttämättömiä evästeitä, joiden käyttö on pakollista sivustojen toiminnan varmistamiseksi, kuten esimerkiksi verkkoliikenteen reitittämiseksi. Käytämme myös vapaaehtoisesti hyväksyttäviä evästeitä esimerkiksi analytiikkaan. Verkkosivustoillamme voi olla myös kolmansien osapuolien asettamia ja käyttämiä evästeitä.

Voit lukea lisää evästeistä ja mm. evästesuostumuksista Tietohuoneen evästekäytännöstä.

14. Linkit kolmansien osapuolten verkkosivustoille

Tietohuoneen verkkosivustoilla voi olla linkkejä kolmansien osapuolten verkkosivustoille tai muihin palveluihin. Kolmansien osapuolten palveluihin ei sovelleta tätä tietosuojaselostetta, vaan niihin sovelletaan kyseisten kolmansien osapuolten omia tietosuojakäytäntöjä. Tietohuone ei vastaa kolmansien osapuolten palveluista eikä niiden tietosuojasta.

15. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palveluidemme jatkuvasti kehittyessä pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uusia versioita. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin.

Mikäli tietosuojakäytäntöömme tehdään olennaisia muutoksia, uusi tietosuojaseloste tulee saataville verkkosivustollemme vähintään 30 päivää ennen muutosten voimaantuloa. Tietohuone suosittelee tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.6.2023.